1. Aviso audible periódico de grabación
Toda llamada entrante o saliente atendida por Recepcionista IA empieza con un aviso claro y audible: "Esta llamada puede ser grabada con fines de calidad y cumplimiento. Le atiende un asistente automatizado. Si lo prefiere, puede solicitar hablar con una persona."
El aviso se reproduce al inicio de cada conversación. En llamadas que superen los 5 minutos, un recordatorio breve se inserta de forma periódica para mantener el consentimiento informado durante toda la interacción, conforme a la guía AEPD "Tratamiento de datos personales en grabación de llamadas" (versión 2025).
La locución exacta y los puntos de inserción están documentados en nuestra política interna de grabación. Si necesitas una copia para tu Registro de Actividades de Tratamiento, contáctanos.
2. Residencia de datos en la UE / EEE
Las grabaciones de audio, transcripciones, metadatos de llamada y datos personales asociados (números de teléfono, nombres, citas) se almacenan exclusivamente en regiones de la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo. Los proveedores de infraestructura utilizados (PostgreSQL gestionado, almacenamiento de objetos para audio, vector store para historiales) están configurados con regiones EU como principales y de respaldo.
Los modelos de lenguaje y reconocimiento de voz que requieren procesamiento fuera de la UE se utilizan únicamente con cláusulas contractuales tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea y, cuando está disponible, con endpoints específicos de región EU. Cuando una función concreta no admite endpoint EU, se desactiva por defecto hasta que el proveedor lo ofrezca.
3. Retención por defecto: 30 días
Las grabaciones de audio se conservan 30 días por defecto y se eliminan automáticamente al cumplirse ese plazo. Las transcripciones de texto y los registros de actividad (fecha, duración, número llamante, oficio capturado, técnico asignado) se conservan según el plazo necesario para la prestación del servicio o el cumplimiento de obligaciones legales del responsable del tratamiento — habitualmente entre 12 y 24 meses.
El cliente, como responsable del tratamiento, puede configurar plazos más cortos (mínimo 7 días para grabaciones, salvo requerimiento legal específico) o más largos cuando exista una base jurídica que lo justifique (interés legítimo en gestión de reclamaciones, obligación legal sectorial, consentimiento expreso).
4. Derecho a transferencia a una persona
El usuario que llama puede pedir explícitamente hablar con una persona en cualquier momento. Frases como "hablar con alguien", "una persona", "humano", "no quiero un robot" activan la transferencia inmediata al número de guardia configurado por la empresa instaladora. Si nadie atiende, se ofrece dejar un recado de voz que llega como notificación al técnico responsable.
Esta provisión cumple con el Art. 22 del RGPD (decisiones automatizadas) y se anticipa al Art. 50 del AI Act, que exige identificación clara como sistema automatizado y mecanismos de supervisión humana cuando la decisión tenga efectos significativos para la persona.
5. Identificación clara como sistema automatizado
El aviso inicial identifica explícitamente que la persona está hablando con un asistente automatizado, no con una persona física. Esto cumple el Art. 50.1 del AI Act y la posición pública de la AEPD sobre uso de voces sintéticas en atención al cliente (FAQ AEPD 2024-2025).
Recepcionista IA no se hace pasar por una persona ni utiliza voces clonadas de personas reales sin su consentimiento explícito. Las voces disponibles son sintéticas y categorizadas como tales en la ficha de configuración del asistente.