1. Identificación audible y grabación opcional
Toda llamada entrante atendida por Recepcionista IA empieza identificando que responde un asistente automatizado y que la persona puede solicitar hablar con alguien del equipo.
La grabación de audio está desactivada por defecto. Si una empresa la habilita tras definir su base jurídica, configuración y retención, la locución añade el aviso de grabación. En llamadas de más de 5 minutos se reproduce un recordatorio de que atiende un sistema automatizado.
La locución exacta y los puntos de inserción están documentados en nuestra política interna. Si necesitas una copia para tu Registro de Actividades de Tratamiento, contáctanos.
2. Residencia de datos en la UE / EEE
Las grabaciones de audio, cuando se habilitan, las transcripciones, los metadatos de llamada y datos personales asociados (números de teléfono, nombres, citas) se almacenan exclusivamente en regiones de la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo. Los proveedores de infraestructura utilizados (PostgreSQL gestionado, almacenamiento de objetos para audio, vector store para historiales) están configurados con regiones EU como principales y de respaldo.
Los modelos de lenguaje y reconocimiento de voz que requieren procesamiento fuera de la UE se utilizan únicamente con cláusulas contractuales tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea y, cuando está disponible, con endpoints específicos de región EU. Cuando una función concreta no admite endpoint EU, se desactiva por defecto hasta que el proveedor lo ofrezca.
3. Retención configurable y minimización
La grabación de audio está desactivada por defecto. Cuando se habilita, se aplica el plazo acordado con la empresa y la eliminación prevista para ese tratamiento. Las transcripciones tienen un plazo inicial de 30 días, los mensajes de 180 días y los resúmenes operativos de 365 días. Cada plazo puede ajustarse en la política del cliente.
El cliente, como responsable del tratamiento, configura los plazos aplicables y debe documentar la base jurídica que los justifica. La plataforma aplica minimización y mantiene el audio desactivado hasta que exista una configuración aprobada.
4. Derecho a transferencia a una persona
El usuario que llama puede pedir explícitamente hablar con una persona en cualquier momento. Frases como "hablar con alguien", "una persona", "humano", "no quiero un robot" activan la transferencia inmediata al número de guardia configurado por la empresa instaladora. Si nadie atiende, se ofrece dejar un recado de voz que llega como notificación al técnico responsable.
Esta provisión cumple con el Art. 22 del RGPD (decisiones automatizadas) y se anticipa al Art. 50 del AI Act, que exige identificación clara como sistema automatizado y mecanismos de supervisión humana cuando la decisión tenga efectos significativos para la persona.
5. Identificación clara como sistema automatizado
El aviso inicial identifica explícitamente que la persona está hablando con un asistente automatizado, no con una persona física. Esto cumple el Art. 50.1 del AI Act y la posición pública de la AEPD sobre uso de voces sintéticas en atención al cliente (FAQ AEPD 2024-2025).
Recepcionista IA no se hace pasar por una persona ni utiliza voces clonadas de personas reales sin su consentimiento explícito. Las voces disponibles son sintéticas y categorizadas como tales en la ficha de configuración del asistente.