El formulario es ordenado, pero exige disciplina al vecino
Un formulario puede pedir comunidad, vivienda, foto, categoría y descripción. Es perfecto en teoría. En la práctica, el vecino usa lo que tiene a mano: WhatsApp, llamada, email o mensaje al presidente. El resultado es que el formulario no captura todo.
El riesgo: falsa sensación de control
El despacho ve ordenadas las incidencias que entraron por formulario, pero sigue teniendo avisos fuera: audios, llamadas, correos con fotos y recordatorios informales. Si esos canales no entran en la misma cola, el estado real sigue fragmentado.
Comparativa práctica
| Capacidad | Formulario web | Incidencias |
|---|---|---|
| Datos estructurados | ✓ si se completa bien | ✓ desde varios canales |
| No | ✓ | |
| Llamadas | No | ✓ transcripción y caso |
| Email con fotos | Fuera del flujo | ✓ misma cola |
| Duplicados | Manual | Contextual |
| Proveedor sugerido | Normalmente no | Por categoría y comunidad |
Cuándo basta un formulario
Basta si tu cartera es pequeña, los presidentes aceptan el proceso y el equipo no recibe avisos relevantes por otros canales. En ese caso, un formulario bien diseñado es una mejora frente al email libre.
Cuándo pasar a Incidencias
Pasa a Incidencias cuando el formulario convive con demasiados atajos. El objetivo no es obligar al vecino a cambiar; es capturar lo que ya hace y devolverlo al despacho como trabajo estructurado.