Contestamos los WhatsApps
de tus vecinos.
Demo del producto Incidencias. Revisamos el alcance de tu despacho.
«Hay una fuga en la entrada del edificio.»
Pendiente de revisiónComunidad, ubicación y contacto.
El administrador comprueba el caso.
El equipo aprueba la respuesta o el aviso.
Alcance y detalles de la atención
Qué revisamos con tu despacho
- Para quién
- Despachos de administración de fincas con 150-1.000 comunidades y bandeja multicanal.
- Canales
- WhatsApp, llamadas y email de vecinos; entrega borradores y avisos listos para revisar.
- Control humano
- El administrador aprueba, edita o rechaza antes de responder o avisar al proveedor.
- RGPD
- Datos en la UE, DPA, aislamiento por despacho y borrado verificable a 24 meses.
Encuentra tu caso
Consulta cómo encaja con el tamaño de tu despacho, las comunidades que gestionas y las herramientas que ya usas.
Despachos pequeños
8–20 personas, 150–500 comunidades, sin equipo IT y con mucha bandeja manual.
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Despachos medianos
20–50 personas, varias carteras, SLA interno y informes para socios.
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Grupos multidespacho
Varias sedes, carteras separadas, permisos por equipo y informes del conjunto para dirección.
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Administradores noveles
Qué montar primero si empiezas despacho y cuándo todavía basta con Gmail, Excel y método.
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Comunidades vacacionales
Costa, Baleares, Canarias, VUT, propietarios no residentes y picos de verano.
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Comunidades premium
Tono formal, SLA, proveedores preferentes y presidentes que esperan precisión.
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Vs call center
Cuándo subcontratar llamadas y cuándo organizar los mensajes de varios canales.
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Vs helpdesk genérico
Tickets horizontales frente a una cola pensada para comunidades, vecinos y proveedores.
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Vs contratar administrativo
Coste, cobertura y memoria operativa frente a ampliar plantilla.
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Te decimos cuántas de tus incidencias están duplicadas
Nos mandas 100 emails recientes y 20 incidencias abiertas. Te devolvemos un informe de 10 páginas en 48 horas:
- →Cuántas eran la misma incidencia descrita por vecinos distintos.
- →Cuántas estaban mal clasificadas o sin gremio asignado.
- →Cuánto tiempo de tu equipo se va en triaje manual cada semana.
Sin venta, sin compromiso. Si te encaja, hablamos. Si no, te quedas el informe.
Tu día empieza con 40 WhatsApps
Doce comunidades, tres vecinos reportando la misma fuga, ningún gremio avisado. El ascensor de Pintor Rosales lleva caído desde anoche y nadie lo sabe todavía.
La llamada de las 3 a.m.
Avería de ascensor. Fuga gorda. El vecino llama al móvil del administrador. Va al buzón. A las 8 de la mañana ya hay tres llamadas más y un grupo de WhatsApp encendido.
WhatsApps que se solapan
Tres vecinos del mismo portal te avisan de la misma humedad. Cada uno por su lado, cada uno esperando respuesta. Si contestas tres veces, parecerás desorganizado. Si contestas una, los otros dos creen que les ignoras.
Bandejas que se atascan
Hilos sin asunto, sin comunidad, sin la póliza del seguro a mano. La incidencia importante está enterrada bajo cinco intercambios sobre quién paga el rótulo del portal.
Cómo funciona
Sustituimos la bandeja de entrada y el grupo de WhatsApp. Tu ERP sigue siendo el sistema de registro. Tú sigues firmando.
Todo entra a un solo sitio
Las llamadas pasan por la recepcionista IA y llegan transcritas. Los WhatsApps de los vecinos también. Los emails de Gmail o Microsoft 365 también. Una sola cola.
La IA clasifica y elimina duplicados
Categoría, urgencia, comunidad, gremio sugerido. Si tres vecinos avisan de la misma fuga, se fusionan en una sola incidencia con tres testigos. No se pierde ningún detalle.
Borradores listos para revisar
Respuesta al residente en castellano, firmada por el despacho. Aviso al gremio con la dirección, el portal, el contexto y la póliza si toca. Apruebas, editas o rechazas.
Una pantalla por la mañana
Abres Incidencias y ves lo que requiere tu firma hoy. Acciones masivas. Exportación CSV y PDF para Adminet, Gesfincas, GIA o el ERP que uses.
Datos en España, conforme con AEPD
Los despachos manejan datos sensibles de cientos de vecinos. Lo tratamos como tal.
- ✓DPA firmado y registro público de subencargados
- ✓Servidores en la UE (Hetzner, Alemania)
- ✓Consentimiento de voz según criterio AEPD
- ✓Borrado verificable a los 24 meses
- ✓Cada despacho aislado a nivel de base de datos
- ✓Auditoría JSON exportable cuando tu DPO la pida
Demo en directo
20 minutos. Tu caso, no un demo enlatado.
Cogemos un email tipo de tu despacho y lo metemos por Incidencias en directo. Ves cómo queda la pantalla de la mañana. Si encaja, te damos plazos y precio en la misma llamada.
Elige cuándo te viene bien
20 minutos por Google Meet. Gratis y sin compromiso.
Si no encuentras una hora que te venga bien, escríbenos.
Lo que nos preguntan los despachos
¿Cuánto cuesta?+
Damos precio cerrado en la demo, en función de cuántas comunidades gestionas y cuántas incidencias entran al mes. La auditoría de 48 horas es gratis y no te compromete a nada. Si después no te encaja, te quedas con el informe.
¿Sustituye a mi ERP (Adminet, Gesfincas, GIA…)?+
No. Tu ERP sigue siendo el sistema de registro. Incidencias organiza los mensajes y prepara borradores para que los revise tu equipo. La exportación CSV o PDF permite registrar después la información en tu ERP. La conexión directa depende de cada proveedor y se confirma antes de contratar.
¿Qué pasa con los datos de los vecinos?+
Los datos viven en servidores en la UE (Hetzner, Alemania). Firmamos DPA. Cumplimos el criterio de la AEPD para consentimiento de voz. Cada despacho está aislado a nivel de base de datos. Borrado verificable a los 24 meses. Si tu DPO quiere el detalle técnico, se lo mandamos.
¿Y si mi equipo no se fía de la IA?+
Tú apruebas, editas o rechazas cada respuesta antes de que salga. La IA escribe el borrador. La firma sigue siendo tuya. Hasta que tu equipo la quiera dejar trabajar más sola, no le damos auto-envío.
¿Cuánto tarda en estar montado?+
Una semana. Conectamos tu WhatsApp Business, tu Gmail o Microsoft 365, y subimos el listado de comunidades, residentes y proveedores con tres CSVs. Plantillas listas. Si no tienes los CSVs, te ayudamos a sacarlos.
¿Por qué solo despachos pequeños y medianos?+
La beta está pensada para despachos de 8 a 50 personas con 150 a 1.000 comunidades. Para grupos mayores, revisamos los permisos, los canales y las conexiones que necesitarían antes de ofrecer una propuesta.
Guías para administradores de fincas
Guías largas sobre las cuestiones que más nos preguntan los despachos: WhatsApp, RGPD, gestión de incidencias. Operativas, no de blog. Con citas legales cuando hace falta.
Glosario de propiedad horizontal
Guías prácticas sobre las preguntas que más responden los despachos a sus comuneros: junta de propietarios, fondo de reserva, contadores de agua, pisos turísticos, morosidad, LPH artículo por artículo.
Por tamaño de despacho
Incidencias está pensado para despachos de 8 a 50 personas con 150 a 1.000 comunidades. Si eres más grande hablamos con la versión enterprise.
Para despachos pequeños y medianosIntegraciones
Encima de las herramientas que ya usas
WhatsApp Business y Gmail entran como canales. CSV diaria sale a tu ERP. Adminet y Gesfincas llegan nativos en M4 y M6.
Comparativas
Cómo se compara con lo que ya usas
Honestos sobre cuándo Excel, WhatsApp normal o un ERP siguen siendo la respuesta correcta — y cuándo no.
Otras soluciones de Recepcionista.com
La auditoría es gratis. El informe es tuyo.
Estamos cerrando la beta privada con despachos pequeños y medianos. Cuanto antes nos mandes los emails, antes empezamos.
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