Para despachos pequeños y medianos: Incidencias sin la complicación
Si eres gerente de un despacho con 8–20 personas y 150–500 comunidades, esto está pensado para ti. Sin equipo de IT, sin integraciones complejas, sin contratos de un año.
Cómo es un día típico en un despacho pequeño y por qué la bandeja gana
La mañana: 30 mensajes acumulados
Llegas a las 8:30. Hay 30 cosas: WhatsApps de presidentes, emails de proveedores, dos llamadas perdidas del 6ºA, una incidencia que se quedó a medias el viernes. Tu administrativa ya empezó a triar pero hasta las 10:30 no tiene una pantalla limpia. Has perdido dos horas en clasificar, no en resolver.
La hora pico: 11:00–13:00
Los presidentes que han desayunado y leído sus emails. Cuatro hilos de WhatsApp de la misma fuga (uno escribe, otro reenvía, otro «a ver si nos contestáis»). Excel no deduplica. La administrativa abre el caso cuatro veces hasta que nota que es el mismo. Quince minutos perdidos por incidente.
La tarde: la urgencia que llega cuando ya cerraste
17:45 viernes. WhatsApp del 4ºB del Edificio Las Acacias: «ascensor parado y la abuela del 7º atrapada». ¿Quién lo coge si tu administrativa ya se ha ido? ¿Quién avisa al técnico de guardia? ¿Quién documenta para que el lunes no parezca que nadie hizo nada?
Lo que diferencia a Incidencias para un despacho pequeño
Setup en 4 semanas, no en 6 meses
Una semana de kickoff, una de carga e integraciones, una de calibración, go-live en la cuarta. No hay implementación de seis meses; tu despacho no tiene tiempo para eso.
Sin equipo de IT — lo configura el gerente
Conectas tu WhatsApp Business y tu Gmail con OAuth en 10 minutos. Subes tres CSVs. Marcas las plantillas que ya usas. Ya está. Ningún paso requiere a un técnico externo.
Coexiste con tu Excel, tu Gmail, tu ERP — no los sustituye
Tu ERP sigue siendo el sistema de registro. Incidencias se come la bandeja de entrada y la cola de WhatsApp. Te entrega cada incidencia clasificada y con borrador de respuesta para que la firmes; exporta a CSV o PDF para que tu equipo pegue o suba a tu ERP.
Precio basado en incidencias gestionadas, no en usuarios
Pagas por trabajo hecho, no por silla ocupada. Si tu despacho añade un becario en agosto, no se duplica la factura. Si tienes un agosto tranquilo, paga menos. Los detalles concretos por tier los ves en precios.
Tu equipo, tu protocolo, nuestro motor
La IA aprende de cómo trabaja tu despacho, no al revés. Tres palancas que controla tu equipo:
Tono ajustable por comunidad
Cercano por defecto. Muy formal si tu cartera incluye comunidades premium con ese registro. Configurable comunidad por comunidad, no impuesto desde fuera.
Hints por categoría
«El ascensor del Edificio Prado son Otis, contacto Juan, 635-XXX-XXX». «Las calderas de la Calle Atocha 14 son Vaillant». La IA usa tus hints al redactar borradores y al escalar a proveedores. Tu conocimiento institucional, no el del modelo.
Plantillas tuyas
Importamos las plantillas que ya usas — el aviso de avería, la convocatoria de junta, la respuesta al moroso. No te imponemos las nuestras. Si no tienes plantillas escritas, las extraemos de tus 100 últimos emails durante la auditoría.
¿Cuándo NO te recomendamos Incidencias?
La honestidad es la ventaja. Si Incidencias no es para ti hoy, te lo decimos.
- Si tienes 1–3 personas y menos de 30 incidencias a la semana. Excel y Gmail siguen siendo suficientes. Cualquier software introduce más fricción de configuración que valor a esa escala. Vuelve cuando crezcas.
- Si tu volumen no es estable mes a mes. Si estás en un cambio de cartera grande (vendiendo despacho, fusionando con otro, perdiendo un cliente importante), espera dos meses a que se asiente. No calibras un sistema sobre datos inestables.
- Si no tienes WhatsApp ya con vecinos. La migración a la API de WhatsApp Business + onboarding a Incidencias en paralelo es más fricción que valor. Empieza con WhatsApp Business solo, un par de meses, y luego nos llamas.
Casos típicos en despachos de tu tamaño
Casos ilustrativos basados en patrones reales del sector. Cuando tengamos casos de cliente públicos, los listaremos aquí con su consentimiento.
Despacho de 12 personas, 200 comunidades, zona norte de Madrid
La gerente dedica 9 horas a la semana sólo a triar la bandeja. Tras la calibración, esas 9 horas bajan a 2: la IA clasifica y deduplica, ella firma los borradores. La gerente recupera una jornada laboral y media a la semana para presentaciones de junta y captación.
Despacho familiar de 8 personas, 150 comunidades, Aragón
La hija (administradora colegiada) y el padre (gerente) se reparten las comunidades. Un becario tira la bandeja en agosto pero es el cuello de botella. Con Incidencias, el becario revisa borradores en lugar de redactar desde cero. Mantiene el ritmo en agosto sin horas extras.
Despacho de 18 personas, 350 comunidades, Levante
Equipo de 3 administrativas con rotación alta. El protocolo institucional vive en la cabeza de la veterana. Cuando se va de baja, todo se ralentiza. Incidencias documenta el protocolo en hints y plantillas reutilizables — la veterana sigue siendo clave, pero su conocimiento ya no es un punto único de fallo.
¿Qué pasa cuando crezcas?
- De 8–20 a 20–50 personas. El mismo motor escala, sin migración. Cambias de tier de pricing pero no de plataforma.
- De 1 despacho a varios. La arquitectura multi-tenant está lista de fábrica. Cuando integres un segundo despacho lo separamos a otro espacio en una tarde.
- De CSV a integración nativa. Adminet está en preparación. Gesfincas en partnership con TAAF. Inmho y Portik vía CSV-export y a petición. Cuando saquemos write-back nativo, lo activamos sin que cambies nada.
Empezar con la auditoría de 48 horas
Te leemos los últimos 100 emails y WhatsApps recibidos en tu despacho y te devolvemos el informe en 48 horas. Si no encaja, te quedas con el informe. Gratis, sin compromiso.
Pedir auditoría gratisPreguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se tarda en arrancar?▼
Cuatro semanas. Una de kickoff (definimos comunidades, residentes, proveedores y plantillas), una de carga e integraciones (WhatsApp Business, Gmail/Microsoft 365, ERP si aplica), una de calibración (afinamos clasificador y tono con casos reales) y la cuarta ya en go-live con uso supervisado. No es un proyecto de seis meses.
¿Qué necesito tener para empezar?▼
Tres listados: comunidades, residentes y proveedores. Si los tienes en tu ERP los exportamos a CSV en una tarde. Si los tienes en notas o WhatsApp, te ayudamos a estructurarlos en un Notion o un Google Sheet. No te pedimos cambiar de ERP.
¿Funciona si soy autónomo con 5 comunidades?▼
No. Si gestionas menos de unas 30 incidencias a la semana, Excel y Gmail siguen siendo más eficientes que cualquier software, incluido el nuestro. Te lo decimos así de claro porque la honestidad es parte del producto. Si creces, hablamos.
¿Si tengo solo Gmail (no Outlook), funciona?▼
Sí. Gmail, Microsoft 365 o IMAP estándar. Conectamos via OAuth, sin reglas de filtrado complicadas. La bandeja de entrada de tu despacho sigue siendo tuya; nosotros leemos los hilos relevantes y te entregamos los borradores en nuestro panel.
¿Qué hace falta para WhatsApp Business?▼
Migración a la API de WhatsApp Business (un proceso que se llama "embedded signup"). Te acompañamos durante el onboarding. Si ya tienes la cuenta API, conectamos en una hora. Si tienes solo WhatsApp Business app, lo migramos a la API contigo durante la primera semana.
¿Qué compromiso tengo que firmar?▼
Mensual, sin permanencia anual. Pagas mes a mes. La configuración inicial sí es no reembolsable, pero el servicio mensual lo cancelas cuando quieras con el preaviso estándar. No vendemos contratos largos a despachos pequeños — quien necesita amarrarte un año no se fía de su producto.
¿Y la formación al equipo?▼
Incluida. Una sesión inicial con tu equipo en la semana de calibración, y una sesión semanal en las primeras cuatro semanas de uso. Después seguimos disponibles por email y WhatsApp; las preguntas tipo "¿cómo se hace X?" las contestamos en horas, no en días.