¿Necesito ser admin de Google Workspace?

Para Google Workspace, sí — la primera conexión normalmente requiere que el admin del dominio autorice el acceso (puede limitarse a una cuenta concreta, no todo el dominio). Para cuentas Gmail individuales (gmail.com), basta con la propia cuenta. Te guiamos en ambos casos durante el onboarding.

¿Funciona con un alias (incidencias@despacho.com) que reenvía a una cuenta principal?

Sí. Conectamos la cuenta de destino del reenvío. Los emails que llegan al alias terminan en esa bandeja y los procesamos desde ahí. Si quieres responder con remitente del alias, lo configuramos en el panel de envío.

¿Y las firmas de email del despacho?

Las respetamos al componer borradores. Si tu equipo usa firmas distintas según cliente o comunidad, puedes configurarlas en el panel — el borrador llega ya con la firma correcta y la fórmula de cortesía habitual del despacho.

¿Qué pasa si cambio de Gmail a otro proveedor?

Revocas el acceso desde tu Google Account o desde el panel admin (un click) y conectas el nuevo proveedor (Microsoft 365, IMAP genérico). Sin migración compleja: los emails antiguos se quedan en Gmail tal cual, los nuevos entran por el nuevo canal.

¿Cobramos extra por la integración Gmail?

No. La integración con Gmail está incluida en cualquier plan, también en la beta privada. Lo mismo con Microsoft 365 cuando lo lances al público.

¿Procesáis adjuntos (fotos, PDFs)?

Sí. Las fotos se incluyen en la incidencia (útiles para identificar la avería). Los PDFs se anexan al caso (útiles para presupuestos de gremios o partes de seguro). No los almacenamos fuera del caso ni los reutilizamos para entrenar modelos.

Integración Gmail para administradores de fincas

Qué hacemos con tu Gmail

Leemos los emails entrantes. No los movemos. No los borramos. No los archivamos. Solo lectura.
Aplicamos clasificación IA — categoría (fuga, ascensor, etc.), urgencia (de emergencia a baja), comunidad inferida del contexto.
Detectamos duplicados contra incidencias abiertas. Si el vecino escribe de un caso ya en marcha, lo asociamos al hilo existente en lugar de abrir uno nuevo.
Generamos un borrador de respuesta. Tú lo apruebas, lo editas o lo rechazas. Hasta que pulses enviar, no sale nada.
Enviamos la respuesta vía SMTP de tu despacho — o vía Gmail con permiso opt-in. Tú eliges. La respuesta llega al residente como un email normal del despacho, con tu firma y tu remitente.

Qué NO hacemos con tu Gmail

Esta es la sección que nos piden las personas que llevan diez años defendiendo su bandeja:

No archivamos emails.
No borramos emails.
No movemos emails entre etiquetas o carpetas.
No respondemos automáticamente. Cada respuesta requiere aprobación humana.
No leemos correos personales — filtros por dominio o etiqueta delimitan qué procesa Incidencias.
No exportamos tus contactos.
No usamos tus emails para entrenar modelos. Tus datos son tuyos y se procesan solo para resolver tus incidencias.

Setup en 2 minutos

"Conectar Gmail" en el panel de admin.
Google OAuth. Autorizas con tu cuenta de Google Workspace o Gmail. Google te muestra exactamente qué permisos pedimos antes de aprobar.
Eliges qué bandeja conectar. Típicamente la del despacho (incidencias@, info@, administrador@), no la personal.
Marcas etiquetas / filtros opcionales. Por ejemplo: procesa solo emails con la etiqueta vecinos, ignoramarketing y legal.
Listo. Los nuevos emails se procesan a partir de este momento. Los emails anteriores se quedan en Gmail intactos.

Permisos OAuth — qué pedimos y por qué

gmail.readonly — solo lectura de mensajes recibidos. Es la base.
gmail.metadata — para detectar threads e identificar duplicados (sin este permiso no podemos saber si dos mensajes pertenecen al mismo hilo).
gmail.send (opcional) — solo si quieres que respondamos vía Gmail. La alternativa es SMTP del despacho, que muchos despachos prefieren porque conserva el remitente exacto y los headers DKIM / SPF de su dominio.

NO pedimos gmail.modify. Este es el permiso que daría a Incidencias capacidad de archivar, mover o borrar emails. No lo pedimos. No lo necesitamos para hacer nuestro trabajo. Si en el futuro hubiera una funcionalidad que lo requiriese, sería opt-in explícito en el panel y se documentaría aquí.

Funciona con

Cuentas Gmail personales (gmail.com) — funciona, pero no recomendado para un despacho profesional. Sin DPA con Google Workspace, el cumplimiento RGPD es más complicado.
Google Workspace (tu-dominio.com) — recomendado. DPA con Google Workspace ya en vigor, delegación, audit logs, 2FA obligatorio, control administrativo del dominio.
Cuentas con 2FA habilitado — sí. OAuth funciona encima del 2FA sin requerir contraseñas de aplicación.
Cuentas con acceso por delegación — sí. Si el despacho tiene varias personas accediendo a la misma bandeja vía delegación de Workspace, lo soportamos.

Privacidad y seguridad

Tokens OAuth cifrados en columna con pgcrypto — nunca en logs.
Refresh token rotacional. Cada renovación rota la credencial; un token comprometido caduca rápido.
Auditoría de cada acción de Incidencias sobre tu cuenta. Audit log exportable cuando tu DPO lo pida.
Revocación inmediata desde tu Google Account (myaccount.google.com → Seguridad → Aplicaciones de terceros) o desde el panel admin de Incidencias. Un click, efecto inmediato.

¿Qué pasa con mi historial de emails antiguos?

Procesamos a partir del momento en que conectas — no retroactivamente. El histórico se queda en Gmail tal cual está. Si quieres entender qué haría Incidencias con tus emails recientes, la auditoría 48h analiza los últimos 100 emails sin tocarlos: te devolvemos un informe sobre clasificación, duplicados y carga de trabajo, y tú decides después.

¿Y si tengo Outlook / Microsoft 365 también?

Mismo soporte. OAuth equivalente con Microsoft (cliente Microsoft Graph). Algunos despachos tienen las dos plataformas (Gmail histórico + Microsoft 365 nuevo) y conectan ambas — Incidencias funciona con las dos en paralelo. La página /incidencias/integracion/microsoft-365 queda como próximo lanzamiento.

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