Qué hacemos con Microsoft 365
- Leemos nuevos emails entrantes de la bandeja que el despacho autoriza: incidencias@, info@, administracion@ o un buzón compartido.
- Clasificamos por IA cada mensaje: fuga, ruido, ascensor, llave, humedad, derrama, proveedor, seguro o consulta administrativa.
- Asignamos urgencia y comunidad probable a partir del texto, remitente, histórico del caso y adjuntos.
- Detectamos duplicados cuando varios vecinos escriben sobre la misma avería o cuando el mismo vecino contesta dentro del hilo.
- Preparamos un borrador de respuesta con tono de despacho, firma y próximos pasos. El humano aprueba antes de enviar.
Qué NO hacemos con tu Outlook
La integración está diseñada para despachos que no quieren que una IA reorganice su correo sin permiso. Por eso:
- No borramos emails.
- No archivamos ni movemos correos entre carpetas.
- No cambiamos reglas, firmas ni configuración del tenant.
- No leemos Teams, SharePoint ni OneDrive.
- No enviamos respuestas automáticas sin aprobación humana.
- No usamos tus emails para entrenar modelos.
Setup paso a paso
- Eliges la bandeja. Normalmente el buzón compartido donde llegan incidencias de vecinos, no la cuenta personal del socio.
- Autorización Microsoft. El admin del tenant aprueba la aplicación o consiente la cuenta concreta. Te guiamos con capturas y texto para IT.
- Definimos filtros. Procesar todo el buzón, solo una carpeta, solo remitentes vecinos o solo emails con ciertos alias.
- Activamos modo sombra. Durante la auditoría vemos qué habría clasificado Incidencias, sin enviar ni modificar nada.
- Pasamos a operación supervisada. Los nuevos mensajes entran en cola y el equipo aprueba borradores desde el panel.
Permisos Microsoft Graph
La configuración exacta depende del tenant, pero el principio es el mismo: pedir lo mínimo para leer, clasificar y preparar respuestas.
Mail.Read— lectura de mensajes de la bandeja autorizada.offline_access— renovación segura para no pedir login cada día.Mail.Send(opcional) — solo si el despacho quiere que Incidencias envíe respuestas desde Microsoft 365 después de aprobación humana.
No pedimos permisos globales sobre todo Microsoft 365. Si tu tenant exige revisión de seguridad, entregamos el resumen de permisos y el DPA antes del go-live.
Funciona con
- Exchange Online / Microsoft 365 con dominios propios del despacho.
- Buzones compartidos como incidencias@, comunidad@ o administracion@.
- Alias y reenvíos siempre que el correo termine en el buzón conectado.
- Cuentas con MFA: OAuth funciona encima de MFA sin pedir contraseñas de aplicación.
Privacidad, RGPD y auditoría
- DPA firmado antes de datos reales. El despacho sigue siendo responsable; Incidencias actúa como encargado.
- Tokens cifrados y nunca volcados a logs.
- Registro de actividad por email procesado, borrador generado y respuesta aprobada.
- Revocación inmediata desde Microsoft Entra ID o desde el panel de Incidencias.
- Servidores en la UE y retención alineada con el contrato del despacho.
¿Por qué no basta con carpetas y reglas de Outlook?
Las reglas son útiles para mover correos por remitente o palabra clave. El problema de una incidencia real es semántico: un vecino no escribe “avería hidráulica urgente”, escribe “hay agua bajando por el techo del 3ºB”. Incidencias entiende el caso, agrupa avisos relacionados y deja un borrador listo para que el administrador actúe.
¿Y si mi ERP ya recibe emails?
Perfecto. Incidencias no sustituye tu ERP: hace el triage antes. El ERP guarda el expediente y la parte económica; Incidencias reduce ruido, duplica menos casos y entrega datos limpios por CSV diaria o por integración nativa cuando esté disponible.