Incidencias para grupos multidespacho: una cola común sin perder control local
En un grupo con varias oficinas, el problema no es solo el volumen. Es que cada sede registra parecido, pero no igual. Incidencias centraliza la entrada de vecinos y mantiene separación por despacho, comunidad, equipo y permiso.
El problema: varias oficinas, varias verdades
Una sede usa Outlook, otra WhatsApp Web y otra guarda notas en el ERP al final del día. Dirección pide datos de SLA y recibe sensaciones. Nadie miente; simplemente cada oficina trabaja con una foto distinta.
Incidencias convierte voz, WhatsApp y email en una cola operativa común. Después deja que cada sede mantenga sus carteras, proveedores, plantillas y reglas de escalado.
Qué centraliza y qué deja local
- Cola de operaciones. Dirección ve volumen, duplicados, urgencias y tiempos sin pedir capturas a cada oficina.
- Vistas por sede y cartera. Cada equipo trabaja su cola. Un socio o director regional ve el conjunto si tiene permiso.
- Reglas locales por comunidad. Proveedores preferentes, tono, presidente, horario y guardias siguen siendo específicos.
- Auditoría transversal. Historial de cambios, aprobaciones y comunicaciones para socios, DPO y responsables de calidad.
Cómo arrancar sin bloquear a todo el grupo
- 1. Piloto con 1–2 sedes. Elegimos oficinas con volumen real y datos exportables, no la sede “perfecta”.
- 2. Auditoría de entradas. Medimos duplicados, canales, tiempos y comunidades conflictivas durante 48 horas.
- 3. Modelo de permisos. Definimos qué ve dirección, qué ve cada sede y qué puede aprobar cada rol.
- 4. Despliegue por oleadas. Cuando una sede ya trabaja con cola limpia, sumamos la siguiente.
ERP, reporting y gobierno
El ERP sigue siendo la fuente de verdad económica. Incidencias trabaja antes: identifica comunidad y vivienda, agrupa avisos, propone urgencia y deja un resumen registrable.
Si usas Adminet, puedes empezar con flujo Adminet por CSV/PDF. Si tu grupo mezcla ERPs, usamos exportación CSV como puente común.
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Preguntas frecuentes
¿Sirve si cada despacho usa un ERP distinto?+
Sí. Incidencias trabaja antes del ERP: clasifica voz, WhatsApp y email, agrupa duplicados y entrega datos limpios. En el MVP exporta CSV/PDF por sede; los adaptadores nativos se priorizan por volumen y acuerdo técnico.
¿Puedo separar datos entre sociedades, sedes o marcas?+
Sí. El modelo multi-tenant permite separar por entidad, sede, cartera y rol. Dirección puede tener vista agregada sin que cada oficina vea carteras ajenas.
¿Se puede mantener el tono de cada oficina?+
Sí. Plantillas, formalidad, proveedores preferentes y reglas de escalado pueden variar por comunidad, cartera o despacho. La cola se centraliza; el criterio local no desaparece.
¿Cuánto tarda una implantación multidespacho?+
Depende de sedes, volumen y calidad de datos. Lo sano es empezar con 1–2 sedes, medir duplicados y SLA, y desplegar por oleadas. Prometer una fecha cerrada sin auditar sería vender humo.
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