Plantilla WhatsApp para recordatorio de pago pendiente
Recupera el cobro sin perder al cliente — escalado profesional en 4 niveles.
El recordatorio de pago es uno de los mensajes más delicados que envías a un cliente: cobrar tarde es malo, pero perder al cliente por el tono es peor. Esta plantilla escala el tono según los días de retraso, desde un recordatorio amable (3 días) hasta una notificación formal previa a vía judicial (60+ días). Cubre clientes B2B y B2C, autónomos y empresas.
Variables que vas a sustituir
Antes de copiar la plantilla, sustituye estos marcadores por la información de tu negocio:
{cliente}Nombre del cliente / contacto
{empresa}Tu empresa
{factura}Número de factura
{fecha_factura}Fecha de emisión
{importe}Importe pendiente
{dias_retraso}Días desde el vencimiento
{cuenta}IBAN o Bizum para el pago
Las plantillas
Nivel 1 — recordatorio amable (3-7 días de retraso)
¡Hola {cliente}! 👋
Te escribo para recordarte que la factura {factura} ({importe}€) está pendiente desde el {fecha_factura}. Probablemente se te haya pasado — me pasa a todos.
¿La puedes gestionar esta semana? Datos para el pago:
{cuenta}
Si ya la has pagado y se ha cruzado mi mensaje, ¡perfecto, dime cuándo y la cierro en mi sistema!
Cualquier cosa, me dices.
{empresa}Nivel 2 — segundo aviso (15-21 días de retraso)
Hola {cliente},
Te escribo de nuevo respecto a la factura {factura} ({importe}€), que sigue sin abonarse desde el {fecha_factura}. Lleva {dias_retraso} días pendiente.
¿Hay algún problema con la factura? ¿Necesitas que te reenvíe el documento, modificar algo o coordinar la fecha de pago?
Si todo está correcto, te ruego abonarla esta semana. El IBAN/Bizum es:
{cuenta}
Si surge cualquier dificultad, hablémoslo — prefiero acordar plazos antes que llegar a otros caminos.
Un saludo,
{empresa}Nivel 3 — aviso formal (30-45 días de retraso)
A partir de aquí: tono formal. Conserva el WhatsApp + envía email registrado.
Hola {cliente},
Te escribo respecto a la factura {factura} de fecha {fecha_factura}, por importe de {importe}€, que sigue impagada {dias_retraso} días después del vencimiento.
He intentado contactar contigo dos veces sin respuesta. Antes de tomar otras medidas, te pido que regularicemos la situación esta misma semana:
• Pago al IBAN: {cuenta}
• O propón un calendario de pagos por escrito.
Si no recibo respuesta antes del {fecha_limite}, me veré obligado a remitir el caso a gestión de impagados, lo que generará gastos adicionales para ti según la Ley 3/2004 contra la morosidad (intereses de demora + costes administrativos).
Confío en resolver esto entre nosotros.
{empresa}
{telefono} · {email}Nivel 4 — última notificación previa a reclamación (60+ días)
Última oportunidad antes de monitorio o reclamación judicial. Envía también por burofax.
{cliente},
Tras varios intentos amistosos sin respuesta, esta es la última comunicación antes de iniciar el procedimiento de reclamación judicial de la factura {factura} ({importe}€), pendiente desde hace {dias_retraso} días.
Plazo final para regularizar: 7 días naturales desde la recepción de este mensaje.
Si en ese plazo no se ha producido el pago o no llegamos a un acuerdo formal por escrito, procederé a:
1. Iniciar el procedimiento monitorio en el juzgado correspondiente.
2. Reclamar el principal ({importe}€) más intereses de demora y costas judiciales.
3. Comunicar la deuda a los ficheros de morosidad correspondientes (ASNEF, RAI), conforme a la legislación vigente.
Para evitar todo este proceso, contacta hoy mismo:
{telefono} · {email}
{empresa}💡 Consejos prácticos
- →NUNCA escales saltándote el nivel 1. Aunque el cliente "siempre paga tarde", la plantilla amable mantiene la relación y suele funcionar.
- →A partir del nivel 3, complementa el WhatsApp con email (sirve como prueba) y, si llegas al nivel 4, envía burofax con acuse de recibo. Sin estos pasos, el procedimiento monitorio es más débil.
- →Si el cliente responde con dificultad real (problema económico temporal), ofrece calendario de pagos por escrito. Mejor cobrar a 3 meses que perder el 100%.
- →Recepcionista.com puede automatizar los niveles 1 y 2 sin que tú tengas que escribir cada mensaje. Niveles 3-4 deben pasar por una persona del equipo legal/financiero.
Preguntas frecuentes
›¿Cuándo puedo iniciar el procedimiento monitorio?
Tras 30 días desde el vencimiento (Ley 3/2004 morosidad operaciones comerciales) si es B2B, o tras una reclamación formal si es B2C. El monitorio cubre deudas de hasta 250.000€ y suele resolverse en 2-6 meses.
›¿Cuánto cuesta reclamar judicialmente una factura impagada?
El monitorio sin abogado para deudas <2.000€ es prácticamente gratuito (sólo tasas judiciales si las hay). Para deudas mayores conviene contar con un abogado, con un coste de 150-500€ que se reclama también al deudor.
›¿Puedo cobrar intereses de demora?
Sí, automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de avisar previamente. En B2B se aplica el tipo legal del Banco Central Europeo + 8 puntos (Ley 3/2004). En B2C se aplica el interés legal del dinero o el pactado en contrato si lo hay.
¿Y si no tienes que copiar y pegar?
Recepcionista.com envía estos mensajes automáticamente desde tu agenda — sin que escribas nada. Atiende llamadas, confirma citas, manda recordatorios y recupera clientes inactivos 24/7.
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