Un chatbot para una clínica dental puede recoger una petición de cita y resolver dudas administrativas mientras recepción atiende a otro paciente. Para que ayude, el equipo necesita saber qué información puede ofrecer, qué datos recoge y quién recibe cada aviso. Una conversación completada no demuestra por sí sola que haya una cita confirmada.
Esta guía explica cómo delimitar el trabajo del asistente, comprobar una conexión con la agenda y medir resultados sin atribuirle decisiones clínicas.
Qué tareas puede cubrir
| Consulta | Respuesta o dato útil | Responsable del siguiente paso |
|---|---|---|
| Primera visita | Motivo general, contacto y horario preferido | Recepción comprueba disponibilidad |
| Horario o ubicación | Información aprobada y vigente | Recepción mantiene la información |
| Cambio de cita | Identificación mínima y solicitud de cambio | Equipo o agenda verificada confirma |
| Precio | Tarifa aprobada, si existe; no un presupuesto clínico | Profesional confirma el tratamiento |
| Dolor o síntoma | Derivación según el protocolo del centro | Personal sanitario decide la atención |
El asistente no debe diagnosticar, indicar tratamiento, interpretar pruebas ni valorar la urgencia de una situación clínica. Define el mensaje y la salida que debe utilizar cuando alguien describe síntomas; pruébalos con el responsable sanitario.
Un aviso que recepción pueda usar
Ejemplo ilustrativo: no es una conversación de un paciente ni un resultado de cliente.
Quiero pedir una primera visita y puedo ir por la tarde.
El aviso útil incluye el motivo administrativo, un medio de contacto y la franja preferida. Su estado es «solicitud pendiente». Recepción revisa disponibilidad y confirma la cita. Si hay una agenda conectada, antes hay que comprobar permisos, duración de la visita y qué sucede si otra persona ocupa el mismo hueco.
Evita pedir una historia clínica completa para organizar una primera llamada. Recoge solo lo necesario para el siguiente paso y deja los detalles clínicos al canal y profesional adecuados.
Agenda y recordatorios
Una conexión con calendario necesita más que acceso: debe respetar gabinetes, profesionales, duración, bloqueos y cambios. Un software dental puede tener reglas que un calendario general no representa.
En la demo, comprueba estos casos:
- Hay un hueco válido: la cita aparece una sola vez y el equipo puede verla.
- El hueco acaba de ocuparse: no se confirma una cita incompatible.
- No hay permisos o falla la conexión: queda una solicitud y un aviso claro.
- Se pide cambiar o cancelar: el flujo comprueba la cita correcta y registra el resultado.
- Se envía un recordatorio: el canal, el contenido y la entrega corresponden a lo acordado.
Los conectores con software clínico específico y los recordatorios se revisan según alcance. No presupongas que están incluidos ni que una demo demuestra compatibilidad con cualquier programa. Consulta la guía de software dental para separar gestión clínica y atención de consultas.
Privacidad antes de activar
Revisa con el centro la base jurídica, información a pacientes, contrato de encargado, subencargados, accesos y plazo de conservación. Las grabaciones, transcripciones y mensajes pueden contener datos de salud incluso si no se solicitan.
La ubicación de un servidor no resuelve por sí sola el cumplimiento. Comprueba el recorrido de datos y las transferencias internacionales de cada proveedor; no asumas que todo se procesa en la UE. La AEPD publica orientación oficial, pero la configuración concreta requiere revisión del responsable del centro.
Cómo medir si ayuda
Registra un periodo inicial con consultas recibidas, llamadas devueltas, citas confirmadas, citas realizadas y ausencias. Durante la prueba, usa las mismas definiciones y registra también duplicados, errores y tiempo de revisión.
Para medir rentabilidad, cuenta las citas adicionales realmente realizadas y su margen de contribución, descontando servicio, consumo y seguimiento del equipo. No uses el precio íntegro de un tratamiento como beneficio ni atribuyas toda mejora al chatbot si cambian campañas, horarios o capacidad.
Los recordatorios pueden probarse como parte del proceso, pero no hay un porcentaje de reducción de ausencias garantizado. La guía práctica de recepción incluye un registro y un checklist que puedes adaptar.
Precio y alcance
- Autónomo
99 €/mes, sin IVA
200 minutos de voz IA y 1000 mensajes de WhatsApp al mes.
- Equipo
199 €/mes, sin IVA
900 minutos de voz IA y 1000 mensajes de WhatsApp al mes.
- Pro
299 €/mes, sin IVA
1500 minutos de voz IA y 1000 mensajes de WhatsApp al mes.
Avisamos al 80 % del consumo. Los minutos de voz IA por encima del plan cuestan 0,18 €/min, sin IVA. Acordamos la activación del consumo adicional antes de superar el límite. Sin cargos adicionales automáticos. Se cuentan los mensajes automáticos de WhatsApp entregados, incluidas respuestas, avisos y seguimiento. Los mensajes fallidos no consumen el límite. El consumo adicional se acuerda antes de ampliar el límite.
Empresa se presupuesta a medida. Números adicionales, telefonía humana e integraciones especiales se acuerdan aparte.
Comparar el alcance de los planesAdemás del plan, revisa el desvío telefónico, los sistemas conectados, los permisos del canal y los costes específicos. Los usuarios del panel no equivalen a extensiones ni llamadas simultáneas.
Qué llevar a la demo
Prepara preguntas administrativas frecuentes, una agenda de prueba sin datos de pacientes y el nombre del responsable que confirmará solicitudes. Comprueba el aviso recibido y una excepción antes de activar.
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