Campos mínimos
Identificador, cliente, trabajo, fecha de envío, estado, responsable, próxima acción y fecha. Añade importe solo si aporta una decisión operativa.
SOP y control de pendientes
Procedimiento para controlar presupuestos pendientes
Una rutina de control para que oficina y técnicos trabajen desde una única cola: qué presupuesto está abierto, quién es responsable, qué control toca y cuándo debe cerrarse.
Control 1: Define estados
Acordad estados inequívocos para enviado, pendiente, en revisión, aceptado, rechazado y cerrado.
Control 2: Asigna responsable
Cada presupuesto abierto debe tener una persona responsable y una próxima fecha de revisión.
Control 3: Valida antes de contactar
Comprueba destinatario, estado, canal, contexto y cualquier petición de no contacto.
Control 4: Registra el resultado
Anota respuesta, decisión, objeción y siguiente acción sin guardar datos innecesarios.
Diseño del registro de control
Estados mutuamente excluyentes
Un presupuesto solo puede estar en un estado. Documenta quién puede cambiarlo y qué evidencia requiere cada transición.
Bandeja de excepciones
Separa dudas técnicas, cambios de alcance, reclamaciones y datos incompletos para que los revise una persona adecuada.
Reglas de parada
Aceptado, rechazado, contacto incorrecto, baja solicitada y límite de intentos deben cerrar cualquier secuencia pendiente.
Revisión de la cola pendiente
Control diario de vencidos
Filtra acciones atrasadas, resuelve asignaciones vacías y bloquea cualquier envío cuyo estado no esté confirmado.
Revisión semanal del responsable
Cada responsable revisa su cola, documenta bloqueos y reprograma únicamente los casos que siguen abiertos.
Muestreo de calidad
Revisa una muestra de registros para detectar estados incoherentes, contactos duplicados, bajas ignoradas o notas sin evidencia.
Indicadores de control
Cuenta pendientes sin responsable, acciones vencidas, registros sin próxima acción y tiempo hasta cierre. Separa estos controles de cualquier atribución comercial.
Criterios de cierre y escalado
Cierre normal
Aceptado, rechazado o cerrado sin respuesta después del límite aprobado. Registra fecha y motivo factual.
Parada inmediata
Detén contactos ante una baja, destinatario incorrecto, reclamación o señal de que el presupuesto ya no está pendiente.
Escalado técnico
Cambios de alcance, condiciones, precio o disponibilidad vuelven al responsable técnico antes de cualquier nueva comunicación.
Responsabilidad del proceso
Una persona mantiene estados y controles; cada presupuesto conserva un único responsable operativo.
Siguiente paso
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